Pflichten zum Zertifikat der SSR-Nummer

Da sich bei den meisten ProRadia-Anwendern die Abläufe um die Beantragung einer SSR-Nummer inzwischen eingespielt haben und diese auch schon für einen großen Teil der verwalteten Personen erfolgreich durchgeführt wurde, steht bei vielen nun die Frage im Raum: Wie müssen wir mit den PDF-Zertifikaten des Bundesamt für Strahlenschutz (BfS) umgehen?

Grundsätzlich haben wir ja bereits in den Release-Notes der Version 1.4.0 darauf hingewiesen, dass das vom BfS generierte und in der ProRadia-Datenbank gespeicherte Dokument der Person ausgehändigt werden soll – allerdings haben wir auf Nachfrage eines Anwenders die damit verbundenen Pflichten für den Betrieb mit dem BfS genauer abgestimmt und nachfolgend zusammengefasst:

  • Der Betrieb hat die Pflicht, das Zertifikat unverzüglich an den Mitarbeiter auszuhändigen.
    Dieser Punkt ist auch in den Nutzungsbedingungen des Zugangs zum System des BfS so vorgegeben.
  • Wurde das Zertifikat an den Mitarbeiter ausgehändigt, besteht keine Aufbewahrungspflicht für den Betrieb über die gesetzlichen Vorgaben hinaus.
    Das Zertifikat darf dann also mit den anderen Daten der Person gelöscht werden, z.B. falls die Person das nach Austritt wünscht oder die Aufbewahrungspflicht der personenbezogenen Daten endet.

Wenn eine Person zukünftig aus irgendwelchen Gründen ihr Zertifikat nochmal benötigt (z.B. wegen Verlust), soll sie sich zuerst an den Betrieb wenden, der die SSR-Nummer beantragt hat. Ist das Dokument dort nicht mehr vorhanden, kann sie sich an das BfS wenden.